Funksjonsbeskrivelser

SPELET OM HEILAG OLAV – FUNKSJONSBESKRIVELSER FOR NEMNDENE I FRIVILLIGHETSAPPARATET

Frivillighetsapparatet i Spelet om Heilag Olav er organisert gjennom et nemndsapparat med Spelnemnda som øverste instans, 4 hovednemnder og undernemnder sortert innenfor hovednemndene.

SPELNEMNDA

1.     Spelnemnda er underlagt Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS

1.1.Sammensetning

Spelnemnda består av 7 valgte medlemmer. Leder og nestleder oppnevnes av Verdal kommune. Prosten i Sør-Innherred er fast medlem av Spelnemnda. Styret for Stiklestad Nasjonale Kultursenter oppnevner 4 medlemmer slik at hver av nemndene; plassnemnd, aktørnemnd, nemnd for informasjon og salg, og nemnd for servicefunksjoner er representert. Produksjonsleder ved Stiklestad Nasjonale Kultursenter inngår i Spelnemnda.

 

2.     Mandat

2.1. Spelnemnda er rådgivende organ for administrasjonen ved SNK

2.2. Spelnemnda er delegert ansvar for deler av produksjonen og gjennomføringen av Spelet om Heilag Olav. Dette innebærer:

2.2.1. Spelnemnda står for all kontakt med frivillige personer og institusjoner som medvirker i spelproduksjonen

2.2.2. Spelnemnda behandler framlegg til budsjett som vedrører spelproduksjonen før budsjettet går til endelig behandling i styret for SNK

2.2.3. Leder i Spelnemnda har møterett i styret i alle saker som vedrører Spelet

2.2.4. Spelnemnda skal foreta en evaluering etter hvert års produksjon og utarbeide skriftlig rapport som oversendes styret for SNK

2.2.5. Regninger skal anvises av direktøren

2.2.6. Spelnemnda utarbeider detaljert opplegg for spelet hvert år

2.2.7. Spelnemnda har mandat til å oppnevne særnemnder og undernemnder med ledere

2.2.8. Nemnd for informasjon og salg rapporterer både til salgs- og markedsleder ved SNK og til Spelnemnda

3.     Periode

3.1. Verdal kommunes representanter følger kommunevalgperioden

3.2. Representanter oppnevnt av styret for SNK, velges for 2 år og 2 representanter er på valg hvert år

  1. Produksjonsleder er sekretær for Spelnemnda og har tale-, forslags- og stemmerett i Spelnemnda. Direktøren for SNK har møte-, tale-, og forslagsrett. Virksomhetsleder for kultur i Verdal kommune og representant for styret i SNK har møte- og talerett.

Spelnemnda har særskilt ansvar for rekruttering til frivillighetsapparatet. Nemnda har også en viktig oppgave i holdnings- og inspirasjonsskapende arbeid blant de frivillige på alle nivå.

Nemnda skal sammen med ansatte i SNK bidra til god omdømmebygging rundt Spelet, Olsokdagene og Stiklestad generelt samt arbeide for et bevisst forhold til vedlikehold og videreutvikling av profilen.

NEMND FOR INFORMASJON OG SALG

  • Samarbeide med salgs- og markedsleder ved SNK
  • Bistå salgs- og markedsleder generelt i markeds- og salgsarbeid
  • Bistå med PR-tiltak. Bruk av eksisterende kontaktnett til å spre informasjon om Spelet. Distribusjon av plakater og materiell.
  • Bistå med konkrete tiltak innenfor markedsplanen
  • Ansvar for Spelnemndas hjemmesider sammen med Spelkontoret
  • Nemnd for informasjon og salg har tre undernemnder:
  • Nemnd for programsalg
  • Pressenemnda
  • Spelkontoret

Nemd for programsalg:

Salgskorpset består av et lokalt skolemusikkorps – oppgaven rullerer mellom 4 skolekorps i Verdal kommune.

Nemnda skal:

  • Organisere og gjennomføre salg av program for Spelet om Heilag Olav
  • Kontakt med salgskorpset, sørge for bemanning og rettledning av programselgerne

Administrasjonen ved SNK inngår den økonomiske avtalen med gjeldende korps.

Pressenemd:

  • Deltar i planlegging og gjennomføring av pressearbeidet for Spelet om Heilag Olav
  • Drift av pressekontoret

Spelkontoret:

Spelkontoret fungerer som et servicepunkt og informasjonskilde for frivillighetsapparatet i Spelet om Heilag Olav og Olsokdagene. Spelkontoret er organisert under Nemnd for informasjon og salg, men har en stabsfunksjon for hele frivillighetsapparatet, og samarbeider nært med Pressenemnda og SNK om informasjonsarbeidet.

 

Informasjonsoppgaver:

– Ta imot nye frivillige og fordele dem til nemnder som trenger folk.

– Svare på spørsmål fra frivillige og vise videre til rett sted/person

– Oppdatere spelet.no med interne nyheter, i samarbeid med Pressenemnda

– Skape aktivitet på sosiale medier (instagram, facebook osv.)

 

Praktiske oppgaver:

– Håndtere registrering av frivillige i eFestival

– Utstede/produsere akkrediteringskort til frivillige.

– Dele ut matbilletter, fribilletter, deltakerfestbilletter etc til undernemndsledere

– Selge t-skjorter til frivillige og hærmenn.

– Dele ut og samle inn materiell som refleksvester etc.

– Ta imot bestilling av bevertning fra nemndene og formidle til restauranten

 

AKTØRNEMNDA

Ansvar for organisering av amatøraktørene som deltar i Spelet om Heilag Olav, samt tjenester som er direkte knyttet opp mot aktørene generelt.

Undernemnder:

  • Nemnd for sangere
  • Nemnd for amatørmusikere
  • Nemnd for amatører og dansere
  • Nemnd for hærmenn
  • Kostymenemnd
  • Nemnd for hår og sminke
  • Nemnd for utstyr og rekvisita
  • Nemd for hester

 

Nemd for sangere

  • Rekruttering av sangere til olsokkoret i samarbeid med korinstruktør
  • Holde kontakt med sangerne og spre informasjon til disse både i forbindelse med korseminar og Spelet

Nemd for amatørmusikere

  • Rekruttering av musikere til Olsokorkesteret i samarbeid med dirigent
  • Sørge for at avtaler om lån av instrumenter og avtaler om øvingslokaler og at disse er tilgjengelig ved prøvestart
  • Holde kontakt med musikerne og spre nødvendig informasjon

Nemd for amatører, dansere og statister

Leder møter fast i Spelnemndas møter.

  • Representant for Verdal Teaterlag er leder i undernemnda
  • Leder i nemnda i samarbeid med instruktøren tar ut aktører til gårdsfolket, amatørroller og barna i Spelet. Statister til hest tas ut i samarbeid med instruktør og rideinstruktør
  • Løpende informasjon til alle aktørene som nemnda har ansvar for

Nemd for hærmenn

Leder møter fast i Spelnemndas møter.

  • Leder i Norsk Hærmannsforbund av 29. juli 1995 er leder i undernemnda
  • Rekruttering av hærmenn og bemanning i h.h.t. behov som instruktør skisserer
  • Organisere hæren, spre informasjon slik at alle er orientert om sine oppgaver

Kostymenemda

  • Sørge for å ha alle kostymer i god stand til avtalt dato
  • Foreta nødvendige innkjøp etter budsjett
  • Avtaler om ny-sying av kostymer gjøres fra år til år
  • Gjennomføre nødvendige kostymeprøver i samarbeid med instruktøren, og fordele / dele ut kostymer til aktørene

Nemd for hår og sminke

  • Gjennomføre “kunstnerisk møte” for avklaring av behov vedrørende hår og sminke.
  • Gjøre nødvendige innkjøp av materiell etter budsjett og i samarbeid med engasjert sminkør.
  • Forberede og tilrettelegge sminkerom og sminkeplasser i forkant av prøvestart med sminke
  • Fordele ansvarsoppgavene mellom leder av undernemnda og engasjert sminkør
  • Sette opp sminkelister
  • Sørge for at alle aktører er ferdige til fastsatte tider på prøver med kost og mask og til forestillingene

Nemd for utstyr og rekvisita

  • Ansvar for ut- og innlevering av sko og våpen/skjold etc. til bruk i hær og aktører under prøver og forestillinger
  • Vedlikehold av utstyr og rekvisita i løpet av prøveperioden og forestillingene.
  • Foreta nødvendige innkjøp av utstyr og rekvisita etter budsjett
  • Forberede og tilrettelegge egen arbeidsplass i forkant av prøvestart
  • I samarbeid med inspisienten foreta klargjøring av utstyr på scenen og rekvisitter før, under og etter prøver og forestillinger på Spelet.

Nemd for hester

  • Påse at hestene er i “god stand” og at de er til stede under prøver og forestillinger i h.h.t. prøveplan
  • Ha oppsyn med hestene under prøver og forestillinger og sørge for nødvendig antall hestepassere
  • Påse at sikkerheten rundt hestene ivaretas i samsvar med sikkerhetsinstruksen og sørge for god orden rundt oppstillingsplassen til hestene

PLASSNEMND

  • Undernemnder;
    • Nemnd for stemneplass og scene
    • Nemnd for parkering
    • Pyntenemda

Nemd for stemneplass og scene

  • Sørge for at scenen er i god stand til prøvene og forestillingene, samt at skjerming i området er oppsatt
  • Sørge for nødvendig vedlikehold i amfiet/publikumsområdet og scenen, større vedlikeholdsoppgaver gjøres i samarbeid med SNK
  • Være behjelpelig med transportering av instrumenter til og fra scenen
  • Åpne og lukke lemmene over orkestergrav før og etter hver prøve og forestilling

Pyntenemd

  • Bistå med pynting og dekoreringsarbeid i forbindelse med Olsokdagene og enkeltarrangementene
  • Rydding før og etter arrangement
  • Bidra i å påse at profil og estetikken blir ivaretatt
  • Nemnda samarbeider med innleid dekoratør.

NEMND FOR SERVICEFUNKSJONER

  • Ansvar for oppfølging av bemanning i samtlige undernemnder
  • Skal koordinere administrative rutiner
  • Nedsette og delta i festkomite for deltakerfesten.
  • Undernemnder:
    • Olsokverter
    • Billettnemnda
    • Vaktnemda (Kontrollnemnda og nemd for plassanvisere)

 

Nemd for olskokverter

Innhente og gi informasjon til publikum og Spelet, Olsokdagene og Stiklestad generelt.

  • Ivareta vertskapsfunksjoner for ulike grupper
  • Bistå i arrangementsavvikling av alle arrangement i forbindelse med Olsokdagene. SNK tar initiativ til møter for behovsavklaring i forkant av Olsokdagene.
  • Rydding etter hvert enkeltarrangement

 

Billettnemda

  • Organisere og forestå direktesalg av billetter i billettbua
  • Bistå i skilting på området i samarbeid med SNK

 


 

Vaktnemda (Kontrollnemda og nemd for plassanvisere)

  • Billettkontroll ved inngangene
  • Vakthold rundt i amfiet og rundt scenen under forestillingene og under prøver etter behov
  • Sørge for ro i Molån-tunet og tilstøtende områder under forestillingene
  • Anvise publikum til sine respektive plasser.
  • Være til stede under forestillingene og i beredskap dersom det skulle være nødvendig
  • Vakthold på prøver med hester
  • Sørge for ro i amfiet under forestillingene
  • Undernemndsleder må ha daglig kontakt med spelkontoret på forestillingsdagene for informasjon om grupper/besøkende osv.
  • Rydding i amfiet etter hver forestilling

Vedtatt i Spelnemnda 27. mai 2015