Funksjonsbeskrivelser

[Last ned dokumentet som pdf]

Funksjonsbeskrivelser – for frivillige i Spelet om Heilag Olav

Frivillighetsapparatet i Spelet om Heilag Olav er organisert gjennom et nemndsapparat med Spelnemnda som øverste instans, 4 hovednemnder og undernemnder sortert innenfor hovednemndene.

Spelnemnda

1. Spelnemnda er Museene Arven sin viktigste samarbeidspart i gjennomføringen av Spelproduksjonen.

Spelnemnda har særskilt ansvar for rekruttering til frivillighetsapparatet. Nemnda har også en viktig oppgave i holdnings- og inspirasjonsskapende arbeid blant de frivillige på alle nivå.

Nemnda skal sammen med ansatte i Museene Arven bidra til god omdømmebygging, samt arbeide for et bevisst forhold til vedlikehold og videreutvikling av Spelet, Olsokdagene og Stiklestad generelt.

1.1 Sammensetning

Spelnemnda består av 9 medlemmer.

Leder og nestleder oppnevnes av Verdal kommune. Styret for Museene Arven oppnevner 4 medlemmer.

1fast medlem oppnevnes av Nidaros bispedømme. En representant fra amatørene, og en fra Hærmannsforbundet er faste medlemmer. Produksjonsleder ved Museene Arven avdeling SNK møter i Spelnemnda.

Direktøren for Museene Arven har møte-, tale- og forslagsrett.

Kultursjef i Verdal kommune har møte og talerett.

Spelnemnda konstituerer hovedansvar for nemndene.

2. Mandat

2.1. Spelnemnda er rådgivende organ for administrasjonen ved Museene Arven.

2.2. Spelnemnda er delegert ansvar for deler av produksjonen og gjennomføringen av Spelet om Heilag Olav.

Dette innebærer:

2.2.1. Spelnemnda står for all kontakt med frivillige personer og institusjoner som medvirker i spelproduksjonen.

2.2.2. Spelnemnda gis orientering om budsjett, medieplan og andre vesentlige saker som vedrører spelproduksjonen etter hvert som de foreligger.

2.2.3. Leder i Spelnemnda har møte- og talerett i styret i alle saker som vedrører Spelet.

2.2.4. Spelnemnda skal foreta en evaluering etter hvert års produksjon og utarbeide skriftlig rapport som oversendes styret for Museene Arven.

2.2.5. Spelnemnda utarbeider detaljert plan for spelet hvert år.

2.2.6. Spelnemnda har mandat til å oppnevne særnemnder og undernemnder med ledere.

2.2.7. Nemnd for informasjon og salg rapporterer både til avdelingsleder Stiklestad og til Spelnemnda.

2.2.8. Spelnemnda v/sine undernemnder bistår Museene Arven til gjennomføring av øvrige arrangement under Olsokdagene på Stiklestad. Dette etter avtale med Spelnemnda.

3. Periode

3.1. Verdal kommunes representanter følger kommunevalgperioden.

3.2. Representanter oppnevnt av styret for Museene Arven, velges for 2 år og slik at 2 representanter er på valg hvert år.

4. Produksjonsleder

4.1. Er sekretær for Spelnemnda og har møte-, tale-, og forslagsrett i Spelnemnda.

5. Kirkens representant i Spelnemnda

5.1. Ansvar for å koordinere og orientere om program mellom kirken og Museene Arven under Olsokdagene. For eksempel Olsokhøgmesse i amfiet, kirkevandringer eller andre aktiviteter der en bruker samme område, eller der det er behov for samarbeid med bruk av frivillige.

Nemnd for informasjon og salg

Nemnda skal samarbeide med Markedsrådgiver og Markedskoordinator ved Museene Arven, og bistå generelt i markeds- og salgsarbeid.

  • Bistå med PR-tiltak. Bruk av eksisterende kontaktnett til å spre informasjon om Spelet.
  • Bistå med konkrete tiltak innenfor markedsplanen.
  • Bistå med produksjon og publisering av innhold om Spelet på sosiale media.
  • Ansvar for Spelet.no gjennom hele året, ved arbeid i Spelkontoret og Spelredaksjonen.

Undernemnder:

  • Spelredaksjonen
  • Pressenemnda
  • Spelkontoret

Spelredaksjonen

Spelredaksjonen har ansvar for nettsiden spelet.no, både i forkant av, under og etter Spelet. Det er ulike personer som har skriveadgang på spelet.no, men Spelredaksjonen har rettigheter til å korrigere og slette innlegg. Spelredaksjonen har også overordnet ansvar for å tildele brukertilganger for redigering og for å opprettholde god struktur i oppbygging av spelet.no.

Spelredaksjonen samarbeider med Pressenemnda, Spelkontoret og Museene Arven – samt inspisient – i forhold til å legge ut informasjon på sidene.

Pressenemnd

  • Deltar i planlegging og gjennomføring av pressearbeidet for Spelet om Heilag Olav.
  • Står for opprettelse og drift av pressekontoret i samarbeid med Museene Arven.
  • Deltar i praktisk gjennomføring av arrangement i samarbeid med avdelingsleder Stiklestad.

Spelkontoret

Spelkontoret fungerer som et servicepunkt og informasjonskilde for frivillighetsapparatet i Spelet om Heilag Olav og Olsokdagene. Spelkontoret er organisert under Nemnd for informasjon og salg, men har en stabsfunksjon for hele frivillighetsapparatet, og samarbeider nært med Spelnemnda, Pressenemnda, Spelredaksjonen og Museene Arven om informasjonsarbeidet.

Informasjonsoppgaver:

  • Svare på spørsmål fra frivillige og vise videre til rett sted/person.
  • Oppdatere spelet.no med interne nyheter, i samarbeid med Spelredaksjonen.
  • Skape aktivitet på sosiale medier.

Praktiske oppgaver:

  • Håndtere registrering av frivillige i Spelets festivalsystem.
  • Utstede/produsere akkrediteringskort til frivillige og presse.
  • Dele ut matbilletter, fribilletter, deltakerfestbilletter etc til undernemndsledere.
  • Salg av profileringsartikler.
  • Dele ut og samle inn materiell som refleksvester etc.

Aktørnemnd

Ansvar for organisering av amatøraktørene som deltar i Spelet om Heilag Olav, samt tjenester som er direkte knyttet opp mot aktørene generelt.

Nemnda påser at Museene Arven tar ansvar for tilstrekkelig og kontinuerlig vedlikehold og oppgradering av Hærmannshuset. Herunder tilstrekkelig belysning og nok plass avsatt til de oppgaver undernemndene som bruker Hærmannshuset til enhver tid skal utføre.

Undernemnder:

  • Nemnd for sangere
  • Nemnd for amatørmusikere
  • Nemnd for amatører og dansere
  • Nemnd for hærmenn
  • Nemnd for kostymer
  • Nemnd for hår og sminke
  • Nemnd for utstyr og rekvisita
  • Nemnd for hester

Nemnd for sangere

  • Rekruttering av sangere til Olsokkoret i samarbeid med korinstruktør.
  • Holde kontakt med sangerne og spre informasjon til disse både i forbindelse med korseminar og Spelet.

Nemnd for amatørmusikere

  • Rekruttering av musikere til Olsokorkesteret i samarbeid med dirigent.
  • Sørge for at avtaler om lån av instrumenter og avtaler om øvingslokaler og at disse er tilgjengelig ved prøvestart.
  • Holde kontakt med musikerne og spre nødvendig informasjon.

Nemnd for amatører, dansere og statister

  • Representant for Verdal Teaterlag er leder i undernemnda, møter fast i Spelnemnda.
  • Leder i nemnda i samarbeid med instruktøren tar ut aktører til gårdsfolket, amatørroller og barna i Spelet. Statister til hest tas ut i samarbeid med instruktør og rideinstruktør.
  • Løpende informasjon til alle aktørene som nemnda har ansvaret for.

Hærmannsforbundet

  • Leder i Norsk Hærmannsforbund av 29. juli 1995 er leder i undernemnda, og møter fast i Spelnemnda.
  • Rekruttering av hærmenn og bemanning i h.h.t. behov som instruktør skisserer.
  • Organisere hæren, spre informasjon slik at alle er orientert om sine oppgaver.

Nemnd for kostymer

  • Sørge for å ha alle kostymer i god stand til avtalt dato.
  • Foreta nødvendige innkjøp etter budsjett.
  • Avtaler om ny-sying av kostymer gjøres fra år til år.
  • Gjennomføre nødvendige kostymeprøver i samarbeid med instruktøren, og fordele / dele ut kostymer til aktørene.
  • Sørge for vasking og klargjøring av kostymer til enhver tid i prøve-/spilleperioden.

Nemnd for hår og sminke

  • Skaffe nok sminkører.
  • Gjennomføre møte med instruktør for avklaring av behov vedrørende hår og sminke.
  • Gjøre nødvendige innkjøp av materiell etter budsjett.
  • Forberede og tilrettelegge sminkerom og sminkeplasser i forkant av prøvestart med sminke.
  • Fordele ansvarsoppgavene mellom medlemmene i nemnda.
  • Sette opp sminkelister.
  • Sørge for at alle aktører er ferdige til fastsatte tider på prøver med kost og mask og til forestillingene.

Nemnd for utstyr og rekvisita

  • Ansvar for ut- og innlevering av sko og våpen/skjold etc. til bruk i hær og aktører under prøver og forestillinger..
  • Vedlikehold av utstyr og rekvisita i løpet av prøveperioden og forestillingene.
  • Foreta nødvendige innkjøp av utstyr og rekvisita etter budsjett.
  • Forberede og tilrettelegge egen arbeidsplass i forkant av prøvestart.
  • I samarbeid med inspisienten foreta klargjøring av utstyr på scenen og rekvisitter før, under og etter prøver og forestillinger på Spelet.

Nemnd for hester

  • Påse at hestene er i “god stand” og at de er til stede under prøver og forestillinger i h.h.t. prøveplan.
  • Ha oppsyn med hestene under prøver og forestillinger og sørge for nødvendig antall hestepassere.
  • Påse at sikkerheten rundt hestene ivaretas i samsvar med sikkerhetsinstruksen og sørge for god orden rundt oppstillingsplassen til hestene.
  • Museene Arven sørger for at oppstillingsplassen til hestene er forberedt før prøvene.

Plassnemnd

Undernemnder:

  • Nemnd for stemneplass og scene
  • Pyntenemda

Nemnd for stemneplass og scene

  • Sørge for at scenen er i god stand til prøvene og forestillingene, samt at skjerming i området er oppsatt.
  • Sørge for nødvendig vedlikehold i amfiet/publikumsområdet og scenen, større vedlikeholdsoppgaver gjøres i samarbeid med Museene Arven.
  • Være behjelpelig med transportering av instrumenter til og fra scenen.
  • Åpne og lukke lemmene over orkestergrav før og etter hver prøve og forestilling.

Pyntenemnd

  • Bistå med pynting og dekoreringsarbeid i forbindelse med Olsokdagene og enkeltarrangementene.
  • Rydding før og etter arrangement.
  • Bidra i å påse at profil og estetikken blir ivaretatt.
  • Nemnda samarbeider med innleid dekoratør.

Nemnd for servicefunksjoner

· Ansvar for oppfølging av hederstegn, og oversikt over ansiennitet over deltagere i Spelet om Heilag Olav.

Undernemnder:

  • Olsokverter
  • Nemnd for Kontroll- og plassanvisere
  • Trivelighetsnemnda

Nemd for olskokverter

  • Innhente og gi informasjon til publikum om Spelet, Olsokdagene og Stiklestad generelt.
  • Ivareta vertskapsfunksjoner for ulike grupper.
  • Bistå i arrangementsavvikling av alle arrangement i forbindelse med Olsokdagene. Museene Arven tar initiativ til møter for behovsavklaring i forkant av Olsokdagene.
  • Rydding etter hvert enkeltarrangement.
  • Tilgjengelig for kjøreoppdrag etter avtale med Museene Arven.

Nemnd for Kontroll- og plassanvisere

  • Billettkontroll ved inngangene.
  • Vakthold rundt i amfiet og rundt scenen under forestillingene og under prøver etter behov.
  • Sørge for ro i Molån-tunet og tilstøtende områder under forestillingene.
  • Anvise publikum til sine respektive plasser.
  • Være til stede under forestillingene og i beredskap dersom det skulle være nødvendig.
  • Vakthold på prøver med hester.
  • Sørge for ro i amfiet under forestillingene.
  • Undernemndsleder må ha daglig kontakt med spelkontoret på forestillingsdagene for informasjon om grupper/besøkende osv.
  • Rydding i amfiet etter hver forestilling.

Trivelighetsnemnda

  • Bistår med servering til frivilligheten under prøveperioden.
  • Bemanne serveringspunkter etter avtale med Spelnemnda og i forhold til prøveplan.
  • Iverksette flere trivselstiltak for aktørene før og under prøve-/Spelperioden.

Vedtatt i Spelnemnda 04.05.2023

[Last ned dokumentet som pdf]