Frivilligguide

Vi har fått flere forespørsler om frivilligguiden, så nå har vi i Spelredaksjonen samlet noen tips og viktige ting å vite for både nye og erfarne frivillige.

Sist oppdatert:

23. juli 2023

Vi har fått flere forespørsler om frivilligguiden, så nå har vi i Spelredaksjonen samlet noen tips og viktige ting å vite for både nye og erfarne frivillige. Den er sikkert ikke komplett, så vi vil gjerne ha innspill på andre ting som bør være med her.

Velkommen

Vi er veldig takknemlig for at du legger ned verdifull innsats for å gjøre årets olsokdager uforglemmelig. I frivilligguiden finner du informasjon du kan komme til å ha behov for, men du kan også ta kontakt med spelkontoret eller din nemndsleder dersom du lurer på noe.

Selvsagt kanskje, men vi minner likevel om:

Vær alltid høflig, inkluderende, imøtekommende og hjelpsom mot publikum og andre frivillige. Uttal deg aldri til pressen på vegne av Spelet om Heilag Olav eller Olsokdagene. Henvis alltid til pressenemnda eller til Stiklestad Nasjonale Kultursenter.

ID-kort skal benyttes når du er i aktiv tjeneste. Når du ikke er i tjeneste, tar du det av deg.

Røde Kors er til stede på alle speldagene. Tilkall dem hvis noen skader seg!

Parkering

Publikum

Parkeringsplass SNK – vest for søndre kirkegård
Plass tilhørende Johan Hofstad – sør for gården

Aktører / frivillige / ansatte

Areal mellom gammel og ny Leirådalsveg, nord for kulturhuset – egne parkeringsbevis

Hotellgjester og presse

Parkeringsplass SNK – sør for kulturhus/hotell – egne parkeringsbevis

Busser

Langs kirkegårdsmuren

Spelkontoret

Spelkontoret fungerer som et servicepunkt og informasjonskilde for frivillighetsapparatet i Spelet om Heilag Olav og Olsokdagene. Spelkontoret er organisert under Nemnd for informasjon og salg, men har en stabsfunksjon for hele frivillighetsapparatet, og samarbeider nært med Pressenemnda og SNK om informasjonsarbeidet.

Informasjonsoppgaver:

Ta imot nye frivillige og fordele dem til nemnder som trenger folk.
Svare på spørsmål fra frivillige og vise videre til rett sted/person
Skape aktivitet på sosiale medier (Instagram, Snapchat, Facebook osv.)

Praktiske oppgaver:

Håndtere registrering av frivillige i Arkon
Utstede/produsere akkrediteringskort til frivillige.
Dele ut fribilletter, deltakerfestbilletter etc til undernemndsledere
Dele ut og samle inn materiell som refleksvester etc.

Åpningstider for Spelkontoret finner du på deres side.

Spelkontoret finner du på møterom Merket; andre etasje i hotellet, rett fram opp trappa.

Mat og drikke

Deltakerkortet (ID-kort) må bæres. Meny og åpningstider finner dere på www.spelet.no.

Viktige telefonnummer:

Hvem	Telefon / e-post
Spelkontoret	915 61 045 ([email protected])
Politiet	112 ved akutt nød, eller 02800
Brann	110 ved akutt nød
Ambulanse	113 ved akutt nød, legevakt 116 117

Organisasjonskart med viktige telefonnummer finner du her på spelet.no

Vi blir enda bedre dersom vi husker at:

Alle frivillige, alle oppgaver og alle ansvarsområder er like viktig!
Alle er vertskap for Spelet om Heilag Olav og Olsokdagene!
Alle utfordringer lar seg løse!
Alle bør bruke litt tid på forhånd for å få oversikt over sin oppgave!
Alle bør prøve å gi andre frivillige ros for godt arbeid!

Lykke til!

Personvernerklæring

Personvernerklæringen handler om hvordan denne nettsiden samler inn og bruker informasjon om besøkende. Erklæringen inneholder informasjon du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt, og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger. Juridisk eier av nettsiden er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev og benytte del- og tipstjenesten. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

1. Webanalyse og informasjonskapsler (cookies)

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Vi bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

2. Søk

Hvis nettsiden har søkefunksjon så lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter i Google Analytics. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Bruksmønsteret for søk lagres i aggregert form. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adressene.

3. Del/tips-tjenesten

Funksjonen "Del med andre" kan brukes til å videresende lenker til nettstedet på e-post, eller til å dele innholdet på sosiale nettsamfunn. Opplysninger om tips logges ikke hos oss, men brukes kun der og da til å legge inn tipset hos nettsamfunnet. Vi kan imidlertid ikke garantere at nettsamfunnet ikke logger disse opplysningene. Alle slike tjenester bør derfor brukes med vett. Dersom du benytter e-postfunksjonen, bruker vi bare de oppgitte e-postadressene til å sende meldingen videre uten noen form for lagring.

4. Nyhetsbrev

Nettsiden kan sende ut nyhetsbrev via epost hvis du har registrert deg for å motta dette. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Mailchimp er databehandler for nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

5. Påmelding, skjema

Nettsiden kan ha skjema for påmelding, kontaktskjema eller andre skjema. Disse skjemaene er tilgjengeliggjort for publikum for å utføre de oppgaver de er ment å gjøre. Påmeldingsskjema er for at besøkende kan melde seg på eller registrere seg. Kontaktskjema er for at besøkende enkelt kan sende en melding til nettsidens kontaktperson. Vi ber da om navnet på innsender og kontaktinformasjon til denne. Personopplysninger vi mottar blir ikke benyttet til andre formål enn å svare på henvendelsen. Skjema sendes som epost via Mailgun som tredjepartsløsning. Hele innsendelen blir lagret hos Mailgun i 24 timer. Mellom 24 timer og 30 dager er det kun mailheader som blir oppbevart før innsendelsen blir slettet etter 30 dager. Årsaken til denne lagringen er for å bekrefte om eposter blir sendt fra nettsiden og videresendt til riktig mottaker. Når eposten er mottatt av mottaker så er det opp til mottaker å avgjøre Databehandlingsbehovet av eposten.

6. Side- og tjenestefunksjonalitet

Det blir brukt informasjonskapsler i drift og presentasjon av data fra nettsteder. Slike informasjonskapsler kan inneholde informasjon om språkkode for språk valgt av brukeren. Det kan være informasjonskapsler med informasjon som støtter om lastbalanseringen av systemet slik at alle brukere blir sikret en best mulig opplevelse. Ved tjenester som krever innlogging eller søk kan det bli brukt informasjonskapsler som sikrer at tjenesten presenterer data til rett mottaker.

7. Hvordan håndtere informasjonskapsler i din nettleser

På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.